Cara Membuat Balasan Email Otomatis Di Gmail Beserta Contoh – Pada 2017, ada 3,7 miliar pengguna email di seluruh dunia – jumlah yang diperkirakan meroket menjadi 4,3 miliar pada tahun 2022. Prediksi kenaikan pengguna email tersebut tentu memiliki alasan tersendiri yaitu Email adalah saluran penting untuk pemasaran dan bisnis yang terus berkembang dan siap untuk otomatisasi. Dan bahkan setiap pemilik smartphone sangat diharuskan memiliki email atau setiap orang yang ingin membuat akun secara online mereka diharuskan memiliki email terlebih dahulu.
Selanjutnya, saya disini tidak ingin membahas tentang pertumbuhan email, melainkan ingin membahas tentang fitur bagus dan sangat berguna yang dibawa oleh email, lebih khusus disini saya akan membahas tentang fitur Gmail yaitu Auto Reply atau balasan otomatis.
Dimana fitur Auto Reply ini sangat berguna ketika Anda ingin memberikan balasan email dari pertanyaan yang sama dari pengguna lain. Nah, jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat mengatur balasan otomatis di Gmail yang memicu respons templat khusus berdasarkan konten email yang Anda terima, sehingga Anda dapat menghemat waktu Anda di kotak masuk email dan lebih banyak waktu melakukan hal yang paling penting.
Dan fitur ini juga bisa Anda manfaatkan untuk memberikan balasan otomatis setiap email yang masuk pada Anda ketika Anda sedang berlibur, jadi Anda bisa memberikan informasi pada pengguna lain bahwa Anda sedang berlibur dan memberitahukan jadwal libur dan hari masuk kerja Anda.
Dan berikut adalah petunjuk langkah demi langkah untuk mengatur balasan otomatis atau Auto Reply di Gmail, plus contoh cara terbaik untuk memanfaatkan fitur bermanfaat ini dalam bisnis Anda.
Membuat Templates
Sebelum Anda dapat menerapkan fitur respons otomatis, Anda perlu mengatur pesan agar bertindak sebagai respons otomatis Anda.
1. Buka https://mail.google.com/mail, lalu klik ikon roda gigi atau Setelah di pojok kanan atas disamping avatar Anda.
2. Klik menu tab “Lanjutan” dibagian atas, lalu pilih “Aktifkan” di sebelah “Template”. Dan jangan lupa mengklik tombol “Simpan Perubahan” di bagian bawah layar.
3. Sekarang “Templates” telah diaktifkan, Anda dapat membuat email baru dengan mengklik ikon ‘Tulis’ di sudut kiri atas dan ketika pesan yang ingin Anda kirim sebagai balasan otomatis. Setelah selesai, klik pada tiga titik di jendela email untuk memunculkan opsi email. Pilih “Template”, kemudian pilih “Simpan draf sebagai template” dan terakhir pilih “Simpan sebagai template baru”.
4. Selanjutnya, sebuah jendela popup akan muncul di mana Anda dapat memberi nama pada template Anda. Ketikkan nama dan pilih “OK”.
Menyiapkan Jawaban Otomatis
Sekarang setelah email respons balasan otomatis Anda disimpan sebagai template, Anda siap menggunakannya sebagai balasan otomatis terhadap email tertentu.
Klik ikon roda gigi lagi dan pilih “Pengaturan” sekali lagi.
Kali ini, klik “Filters and Blocked Addresses” di menu. Pilih “Create a new filter”. Atau lebih mudahnya langsung saja klik tanda panah kecil di bagian kolom pencarian dibagian atas.
Di jendela berikutnya yang muncul, pilih aturan mana yang ingin Anda terapkan untuk filter Gmail. Anda dapat memilih untuk memasukkan alamat email “Dari” tertentu, subjek tertentu, atau email yang berisi (atau tidak mengandung) kata-kata tertentu. Setelah selesai, klik “Buat filter”.Di jendela berikutnya yang muncul, pilih aturan mana yang ingin Anda terapkan untuk filter Gmail. Anda dapat memilih untuk memasukkan alamat email “Dari” tertentu, subjek tertentu, atau email yang berisi (atau tidak mengandung) kata-kata tertentu. Setelah selesai, klik “Buat filter”.
Contoh Balasan Email Otomatis
Dibawah ini hanya sekedar contoh untuk balasan email otomatis yang sering digunakan oleh para pekerja profesional di perusahaan. Anda bisa menggunakan fitur balasan email otomatis di Gmail ini untuk berbagai macam kebutuhan sesuai keinginan Anda.
Dalam contoh ini saya akan memberikan contoh balasan email otomatis di Gmail ketika Anda sedang dalam masa liburan, tetapi Anda tidak ingin mengabaikan pesan email dari pelanggan Anda dan mengabarkan pada pelanggan Anda informasi yang menyatakan Anda sedang dalam masa liburan.
[Salam Anda],
Terima kasih untuk email anda.
Saya saat ini sedang dalam masa liburan dari kantor mulai pada [tanggal] dan kembali aktif bekerja pada [tanggal].
Jika Anda membutuhkan bantuan selama waktu ini, salah satu anggota tim saya akan dapat membantu. Mereka dapat dihubungi di [nomor telepon] atau email di hari Senin-Jumat mulai jam 9.00 sampai 4.00.
Untuk pertanyaan yang tidak mendesak selama ketidakhadiran saya, Anda dapat menghubungi [Nama] di [email], dan mereka akan dengan senang hati membantu Anda.
Salam Hormat,
[Nama]
Seperti yang sudah saya jelaskan diatas bahwa ada banyak kegunaan yang efektif untuk email balasan otomatis yang tidak dianggap sebagai pribadi. Ketika dilakukan dengan penuh selera, mereka bahkan dapat melatih audiens, prospek, atau kolega Anda untuk menunggu dalam waktu tertentu, ini akan memberikan informasi penting pada mereka dan menjadikan pelanggan Anda tidak merasa di abaikan. Cara ini juga efektif untuk menghindari kiriman email yang berulang untuk sekedar menanyakan tanggapan atau balasan dari Anda.
Dan itulah panduan lengkap cara membuat balasan email otomatis di Gmail, semoga artikel ini bermanfaat dan membantu memudahkan Anda dalam membalas email yang sama dan berulang dari berbagai pelanggan Anda atau untuk memberikan informasi penting pada setiap email masuk secara otomatis.
